Créer des listes et définir les niveaux de responsabilité
de chacun des administrateurs et des gestionnaires
 

Les listes d’achats vous permettent de gérer plusieurs paniers simultanément. Vous pouvez
créer des listes thématiques, des listes par date, par poste budgétaire, etc. En plus de donner à chaque liste un
titre et d'y ajouter une note explicative si vous le souhaitez, vous devez,  :

• Associer des sous-comptes, c’est-à-dire choisir les comptes secondaires qui pourront participer à l’élaboration de la liste;
• Définir les droits de lecture de la liste (peut être vue par vous exclusivement ou par vous et les gestionnaires des comptes secondaires associés).

Par exemple : l'administrateur d'une commission scolaire gère 15 établissements. En début d’année, il crée une
liste «Français primaire», ouverte uniquement aux 10 écoles primaires, une liste «Français
secondaire», ouverte aux cinq écoles secondaires, et une liste « Psychologie – Pédagogie »,
ouverte aux 15 établissements. À tout moment, il peut :

• Voir qui commande quoi dans chaque liste;
• Savoir quel établissement a complété ses listes;
• Faire un suivi budgétaire par liste ou par établissement;
• Transformer les listes en commandes fermes;
• Gérer les options de facturation et de livraison (groupée ou individuelle);
• Autoriser un établissement à modifier une liste clôturée.

 

Pour créer une liste :

• Dans l’onglet « Mes listes », cliquez sur « Créer une nouvelle liste »;
• Donnez un nom à votre liste;
• Vous pouvez y associer une note explicative si vous le souhaitez;
• Sélectionnez le droit de lecture dans la rubrique « Visible par »
• Choisissez les sous-comptes autorisés à participer à la liste;
• Validez la liste en cliquant sur « Créer la liste ».

Pour créer d’autres listes, répétez cette opération : vous pouvez créer jusqu’à 10 listes, dont le
récapitulatif est affiché en tout temps sous l’onglet «Mes listes».